Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich. Das Wachstumschancengesetz hat diese Vorgabe verankert – und betrifft praktisch jedes Unternehmen, das Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen macht. Wer jetzt noch wartet, riskiert Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung und im schlimmsten Fall steuerliche Probleme.

Was gilt ab wann?

Empfangspflicht – sofort: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das ist keine Kann-Regelung, sondern Pflicht. Wer noch kein geeignetes System hat, handelt bereits heute außerhalb der Vorschriften.

Sendepflicht – gestaffelt:

• Ab 1. Januar 2027: Alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen elektronische Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Sendepflicht gilt für alle übrigen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen – also auch für kleine Betriebe ohne Umsatzgrenze.

Wichtig: Rechnungen im einfachen PDF-Format oder per E-Mail als Anhang ohne strukturierte Daten gelten nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Welche Formate sind zugelassen?

Der Gesetzgeber lässt aktuell zwei Formate zu, die beide der europäischen Norm EN 16931 entsprechen:

• XRechnung: Ein rein maschinenlesbares XML-Format. Weit verbreitet bei Behörden und im öffentlichen Sektor. Ohne spezielle Software für Menschen nicht direkt lesbar.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Ein hybrides Format – enthält sowohl ein lesbares PDF als auch eingebettete strukturierte Daten. Für viele KMU der praktischere Einstieg, weil Lieferant und Empfänger die Rechnung auch ohne Spezialsoftware lesen können.

Beide Formate können über gängige ERP- und Buchhaltungssoftware erzeugt und verarbeitet werden. Entscheidend ist, dass Ihr System die Daten korrekt ausliest und für die Buchhaltung aufbereitet.

Was TRIBAR dabei helfen kann

TRIBAR unterstützt Sie bei der Umstellung auf die E-Rechnung – von der Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Prozesse bis zur konkreten Implementierung. Wir analysieren, welches Format und welche Softwarelösung zu Ihrem Betrieb passt, begleiten die Einrichtung und schulen Ihre Mitarbeiter. Dabei setzen wir auf pragmatische Lösungen: kein unnötiger Aufwand, keine überdimensionierten Systeme – sondern das, was für Ihr Unternehmen wirklich funktioniert.

Ob Sie gerade erst mit der Planung beginnen oder bereits mitten in der Umsetzung stecken: Wir helfen Ihnen, die gesetzlichen Anforderungen fristgerecht und ohne unnötige Reibung zu erfüllen.

Haben Sie Fragen, dann kontaktieren Sie uns per Mail (partner@tribar.de) oder Telefon +49 (9131) 934 07-0.